メールアーカイブの保存先としてのサーバとディスク

メールアーカイブを作成することによって書類の保管を行っていくことを考えるとアーカイブ先として選択肢が二つあります。一つがアーカイブ先としてサーバを利用するというものであり、もう一つがハードディスクなどのメディアを使用するという方法です。どちらを選択すべきかは何を重視するかによって異なると留意しておきましょう。サーバを利用することによって得られるメリットとして最も大きいのはメールアーカイブの簡便さと参照のしやすさです。そのサーバに接続していることによってどの端末からでも保存が可能であり、常時接続しておくことによってソフトウェア側から自動的にアーカイブを作成する設定をすることもできます。また、接続さえされていればいつでもアーカイブにアクセスすることができるため、必要時には速やかに参照することができるのもメリットです。それに加えて重要になるのが共有ができるということであり、メールアーカイブを複数の端末からアクセスすることができるシステムを利用することができるため、必要なメールを受信した人とは別の人が参照したい場合や、同じ人であっても別の端末からアクセスしたいときに便利に使用することができるでしょう。

メールアーカイブをディスクに保存する方法にもメリットがあることは知っておく必要があります。ディスクに保存することによって外部からのアクセスが行いにくい状況を作ることができます。特に普段から直接アクセスできるハードディスクではなく、外部メディアにすることによってその安全性を高めることができるのです。ただし、性質としてアーカイブというよりはバックアップになってしまうことは留意する必要があります。すぐに参照できるようにすることで法の遵守を優先するのであれば直接接続されているハードディスクなどにメールアーカイブを保存することが必要になるでしょう。しかし、サーバ上にあるのに比べるとセキュリティーリスクが低いのは明らかであり、セキュリティーを重視してディスクに保存するというのも良い方法です。サーバを利用してファイルの共有化を行うことも可能ですが、それを行うと実質的にはサーバ上にメールアーカイブを保存するのと同じセキュリティーレベルになってしまいがちになります。メリットを強化するためには共有の概念を諦めざるを得ないのが事実ですが、メールの種類内容に応じて両者を使い分けていくとより良い運用が実現できるでしょう。